La Gestion Électronique de Courrier (GEC) répond à une attente forte des acteurs publics.
Les collectivités sont soumises aux mêmes évolutions que les entreprises et sont également affectées par une rupture des comportements. Le client/usager a aujourd’hui des attentes particulières qu’il impose aux sociétés et transpose, en tant que citoyen, aux administrations.
La mise en place d’un logiciel de Gestion Électronique de courrier (GEC) au sein des collectivités et plus généralement dans les organisations publiques est un levier majeur d’efficacité mais elle peut être perçue comme complexe.
Fédérer sur les atouts de la mise en place d’une GEC
Il s’agit ici de s’assurer qu’il existe bien un consensus de l’ensemble des parties prenantes (agents, utilisateurs, DSI, Direction Générale…) sur les bénéfices qu’offre l’informatisation de la gestion du courrier.
Sous le flot grandissant de courriers papiers et électroniques échangés, la GEC apporte une gestion optimisée de l’information en garantissant que celle-ci est reçue, diffusée et archivée dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité.
Les demandes sont ainsi traitées de manière exhaustive et avec des réponses apportées dans des délais plus courts.
La GEC est également source d’économies substantielles sur les frais d’impression, de reproduction, d’acheminement, ainsi que sur les coûts d’expédition.
Choisir le logiciel adapté à son organisation et à ses besoins
Pour apporter tous les bénéfices attendus, un logiciel de GEC doit couvrir l’ensemble de la chaîne de traitement du courrier et des cas rencontrés et apporter des fonctionnalités « user friendly » qui faciliteront le travail des utilisateurs.
Une attention particulière doit être portée à l’interopérabilité du logiciel retenu, celui-ci étant au centre des nombreux flux qui circulent au sein d’une organisation. Il convient par exemple de s’assurer que la GEC pourra dialoguer facilement avec le système de Gestion de la Relation Citoyen ou le logiciel Famille en amont et le parapheur électronique en aval.
De même, le choix d’une solution SaaS ou hébergée, propriétaire ou open source, dépend des moyens financiers et humains dont dispose l’organisation pour faire fonctionner le logiciel au quotidien.
Démarrer sur un périmètre restreint
Afin de constater rapidement des résultats tangibles, mieux vaut embarquer un ou deux processus simples ou matures que vouloir imposer d’emblée la mise en place d’une GEC à l’ensemble de l’organisation. Le processus « courriers réservés » qui par sa sensibilité est souvent bien « jalonné » dans le monde papier est de fait un bon premier candidat à son informatisation.
L’adoption d’une telle démarche est le moyen le plus sûr pour rapidement démontrer tous les bénéfices qu’une GEC peut apporter et renforcer ainsi le consensus sur la mise en place d’un projet de Gestion Électronique de Courrier.
Réussir la mise en œuvre
Il ne s’agit pas ici de développer la méthodologie de gestion de projet, mais simplement de rappeler l’importance de la phase de lancement. Une réunion réunissant l’ensemble des acteurs pour rappeler les instances et jalons de pilotage ainsi que les attentes et modalités de travail entre les équipes est indispensable.
C’est souvent de la qualité de préparation de cette réunion que dépend ou non la réussite d’un projet.
La mise en place d’un logiciel de gestion de courrier est l’occasion de renforcer la cohésion de l’organisation et d’apporter un meilleur service à l’ensemble des parties prenantes, qu’ils soient agents, citoyens ou élus.
On ne peut qu’encourager les acteurs publics à déployer ce type de logiciel.
